Política de Privacidad

Ley aplicable

El presente acuerdo de prestación de servicios se regirá por la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante, la “LOPDGDD”), el Reglamento (EU) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en adelante, el “Reglamento”) y cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros.

2. Objeto del encargado de tratamiento

Para prestar los servicios SAAS, CODEOSCOPIC S.A., queda habilitado con las siguientes clausulas como encargada del tratamiento, para tratar por cuenta de su clientes, responsables del tratamiento, los datos de carácter personal necesarios.

Concretamente el tratamiento consistirá en las siguientes funciones.

La concreción de las operaciones de tratamiento a realizar consistirá en lo especificado en el apartado de cada uno de los servicios:

• Avant2 Sales Manager
• Tesis Broker Manager
• Bcover Gestión de Riesgos

3. Identificación de la informacion afectada

Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, el responsable del tratamiento pone a disposición del encargado del tratamiento, toda la información, de clientes y empleados, que sea imprescindible para el buen desempeño de las mismas. Asimismo, si es necesario podrá conectarse a los equipos propiedad del responsable de tratamiento a través de aplicaciones de conexión remota, siempre previa autorización del responsable.

4. Duración

El presente acuerdo tiene una duración indefinida, vinculada a la duración de la suscripción del servicio realizado. Una vez finalice la presente prestación del servicio, el encargado del tratamiento debe devolver al responsable o a la empresa que éste designe los datos personales y suprimir cualquier copia que obre en poder del encargado. Sin perjuicio de lo anterior, el encargado podrá mantener todos aquellos datos que no se definen como datos personales de acuerdo al Reglamento y a la LOPDGDD con el fin de elaborar estudios de mercado.

5. Obligaciones del encargado

El encargado del tratamiento y todo su personal se obliga a:

1. Utilizar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.
2. Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del responsable del tratamiento. Si el encargado del tratamiento considera que alguna de las instrucciones infringe la LOPDGDD, el Reglamento o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros, el encargado informará inmediatamente al responsable.
3. En su caso, el encargado llevará por escrito un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del responsable, que contenga: – 3.1 El nombre y los datos de contacto del encargado o encargados y de cada responsable por cuenta del cual actúe el encargado y, en su caso, del representante del responsable o del encargado y del delegado de protección de datos. – 3.2 Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable. – 3.3 En su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país u organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional y, en el caso de las transferencias indicadas en el artículo 49 apartado 1, párrafo segundo del RGPD, la documentación de garantías adecuadas. – 3.4 Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad.
4. No comunicar los datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa del responsable del tratamiento, en los supuestos legalmente admisibles. El encargado puede comunicar los datos a otros encargados del tratamiento del mismo responsable, de acuerdo con las instrucciones del responsable. En este caso, el responsable identificará, de forma previa y por escrito, la entidad a la que se deben comunicar los datos, los datos a comunicar y las medidas de seguridad a aplicar para proceder a la comunicación. Si el encargado debe transferir datos personales a un tercer país o a una organización internacional, en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros que le sea aplicable, informará al responsable de esa exigencia legal de manera previa, salvo que tal Derecho lo prohíba por razones importantes de interés público.
5. Mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice su objeto.
6. Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente.
7. Mantener a disposición del responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.
8. Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.
9. Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda.
10. Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las consultas previas a la autoridad de control, cuando proceda.
11. Poner a disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro auditor autorizado por él.

6. Subcontratación

Se autoriza al encargado a poder subcontratar con un tercero determinados servicios, como los servicios de alojamiento de la aplicación, necesarios para la suscripción del servicio objeto de este contrato. Los servidores están ubicados dentro de la Unión Europea.

El subcontratista, que también tiene la condición de encargado del tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para el encargado del tratamiento y las instrucciones que dicte el responsable. Corresponde al encargado inicial regular la nueva relación, de forma que el nuevo encargado quede sujeto a las mismas condiciones (instrucciones, obligaciones, medidas de seguridad, entre otras) y con los mismos requisitos formales que él, en lo referente al adecuado tratamiento de los datos personales y a la garantía de los derechos de las personas afectadas. En el caso de incumplimiento por parte del sub-encargado, el encargado inicial seguirá siendo plenamente responsable ante el responsable en lo referente al cumplimiento de las obligaciones.

7. Identificación de la informacion afectada

El encargado de tratamiento debe asistir al responsable del tratamiento en la respuesta al ejercicio de los derechos:

1. De Acceso, rectificación, supresión y oposición.
2. Limitación del tratamiento.
3. De Portabilidad de datos.
4. A no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas (incluida la elaboración de perfiles).

Cuando las personas afectadas ejerzan los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y/o portabilidad de datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, ante el encargado del tratamiento, éste debe comunicarlo al responsable. La comunicación debe hacerse de forma inmediata y en ningún caso más allá del día laborable siguiente al de la recepción de la solicitud, juntamente, en su caso, con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud.

8. Derecho de informacion

Corresponde al responsable facilitar el derecho de información en el momento de la recogida de los datos.

9. Notificación de violaciónes de seguridad o incidencias

El encargado del tratamiento notificará al responsable del tratamiento, sin dilación indebida y, en cualquier caso, antes del plazo máximo de 72 horas y a través de cualquier medio, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia.  No será necesaria la notificación cuando sea improbable que dicha violación de la seguridad constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas. Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.

Corresponde al encargado del tratamiento comunicar las violaciones de la seguridad de los datos a la Autoridad de Protección de Datos.  En ambos casos, la comunicación contendrá, como mínimo, la información siguiente:

• a) Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
• b) Nombre y datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.
• c) Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
• d) Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.

10. Medidas de Seguridad

El encargado deberá implementar mecanismos para:

1. Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
2. Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
3. Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.
4. Seudonimizar y cifrar los datos personales, en su caso.

En este sentido, el encargado se obliga a garantizar la seguridad de los tratamientos realizados en sus instalaciones con datos del responsable, adoptando las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación, y la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento, así como los riesgos de probabilidad y gravedad variables para los derechos y libertades de las personas físicas. La determinación de las concretas medidas a implantar se especifica en el apartado de cada servicio en este documento.

11. Delegado de protección de datos

El encargado del tratamiento notificará al responsable, en caso de ser nombrado, la identidad y datos de contacto del delegado de protección de datos.

Codeoscopic informa que las funciones de Delegado de Protección de Datos recaen sobre la empresa *Explotación de Software Integral S.L* con las capacidades para realizar dichas funciones y registrado en la AEPD como tal. Así mismo estará disponible para cualquier necesidad en el mail

12. Finalización del servicio

Una vez finalizada la suscripción de los servicios, el encargado del tratamiento deberá devolver al responsable del tratamiento o a otro encargado designado por el responsable los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten.

La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado con excepción de todos aquellos datos que no se definen como datos personales de acuerdo al Reglamento y a la LOPDGDD con el fin de elaborar estudios de mercado.

No obstante, el encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la suscripción.

13. Obligaciones del responsable de tratamiento

Corresponde al responsable del tratamiento:

• a) Entregar al encargado los datos a los que se refiere la cláusula 2 de este documento.
• b) Realizar una evaluación del impacto en la protección de datos personales de las operaciones de tratamiento a realizar por el encargado.
• c) Realizar las consultas previas que corresponda.
• d) Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento del RGPD por parte del encargado.
• e) Supervisar el tratamiento, incluida la realización de inspecciones y auditorías.

14. Deber de información mutuo

Ambas partes se informan mutuamente de que los datos personales de las personas que figuran en el encabezamiento del presente documento serán tratados por cada una de ellas con la finalidad de gestionar el objeto de este documento y el envío de información comercial por parte del encargado de productos y servicios similares a los contratados por el responsable. La base legal para el tratamiento de los datos es la ejecución de un contrato y el interés legítimo del encargado en el caso de los envíos comerciales. Los datos no serán cedidos a terceros, salvo obligación legal o responda a una necesidad para el desarrollo, cumplimiento y control de la relación existente. Los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual. Finalizada la relación comercial los datos serán conservados mientras sea necesario para dar cumplimiento a las obligaciones legales, con el fin de poder responder frente a posibles incidencias de los servicios realizados. Una vez prescritas las responsabilidades derivadas de dichas obligaciones legales sus datos serán suprimidos.

Los firmantes tienen derecho a acceder a sus datos personales, a solicitar la rectificación de los que sean inexactos, así como a su supresión cuando, entre otros motivos, ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos. En determinadas circunstancias, también podrán solicitar la limitación de su tratamiento, en cuyo caso únicamente se conservarán para el ejercicio o la defensa de reclamaciones. Asimismo, podrán revocar el consentimiento prestado y pedir la portabilidad de sus datos. Por motivos relacionados con su situación particular, podrán oponerse al tratamiento de los mismos y la otra parte dejará de tratarlos, salvo por motivos legítimos imperiosos, o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones. Podrán ejercer sus derechos en el domicilio social del responsable arriba indicado que corresponda, adjuntando fotocopia del DNI e indicando el derecho que ejercita.

Ambas partes, con renuncia expresa al fuero que por ley pudiera corresponderles, se someten a la jurisdicción de los Juzgados y Tribunales de Madrid, para la resolución de las controversias que surjan con motivo de la interpretación o de la ejecución del presente contrato.

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